下記は「購入依頼手続きについて」・「科学研究費補助金の執行に係る注意事項」です。
参考にご覧ください。
もし、わからないことがあれば北キャンパス合同事務部用度係(内線9262、9267)へご連絡ください。

1 教員発注の場合

 (1) 教員が発注できる範囲

発注は契約担当部署の事務職員が行うのが原則ですが,1件の契約金額が100万円未満の案件については,本学が指定する取引先に限り,教員が発注できることになっています。(教員が発注しなければならないということではありません。)

100万円の区分については,1契約で100万円以上か否かということです。例えば単価が数百円程度のものであっても一度に多種・大量に購入したい場合,合計金額が100万円以上であれば,1契約100万円以上として契約担当部署の契約手続きにより購入することになります。

教員が発注できる取引先は,本学のホームページに掲載しております。
           http://www.hokudai.ac.jp/jimuk/cho/gakunai/index02.html
  これ以外の業者でなければ購入できない場合は,契約担当部署が発注することになりますので,財務会計システム「NC学校会計くんWEB」で購入依頼書を作成し,契約担当部署へ提出願います。

なお,1件の契約金額が100万円未満であっても,以下の案件は,教員は発注できません。そのため,これらに該当する場合は,契約担当部署に購入依頼の手続きをすることになります。

【教員が発注できないもの】

@ 契約書を取り交わす必要のある案件

ア 法令等により契約書を取り交わす必要のある案件(例:派遣契約,産廃処理契約)

イ 契約の相手方より契約書の取り交わしを求められた案件

ウ その他,契約書を取り交わす必要がある案件

A 1件の契約金額(総額)が100万円以上の案件

B 1か月を超える期間において継続して物品の賃借又は役務の提供を受ける案件

C 土地,建物等の購入,営繕工事

D その他,教員による発注ができないものとして定めた案件

※ 外部資金はその種類によっては独自のルールがあります。経費を執行するに当たっては当該ルールに従い,適正に執行しなければなりません。

(2) 教員が発注をする場合の手続きについて

教員が発注をする場合は,予算残額の確認をし,予算残額の範囲内で発注できます。なお,発注する際は,必ず予算情報を記入した発注書(兼納品照合票)を作成してください。

また,本学の規定では,教員が発注する場合は,見積書を省略できることとしていますが,経費の種類によっては省略できないものもありますので,ご留意願います(例えば厚生労働科学研究費補助金)。

(3) 納品・検収の方法

@ 取引先から納品される際は,まず納品受付センターが納品書と納品物品の現物照合をします。その後,教員へ納品されますので,教員が検収を行います。検収後は,納品書に受領サインを記入し,取引先へ渡してください。

A 北大生協の店頭で購入する場合は,購入時に経費を指定していただきます。

● 教員発注のルールに違反した場合は,発注権限の停止や支払を自己負担にすることがあります。また,悪質な場合は,就業規則に基づき,懲戒処分となることがあります。

2 契約担当部署による発注の場合

(1) 契約担当部署に発注を依頼する場合の手続き

@ 契約担当部署に発注を依頼する場合は,財務会計システム「NC学校会計くんWEB」を利用します。

A その後の発注〜検収〜支払の手続きは,契約担当部署で行います。

(2) 調達内容別の購入依頼手続き

@ 物品購入の場合

ア 財務会計システム「NC学校会計くんWEB」で物品名・規格・数量・納入期限等を入力願います。事前に見積書を取り寄せている場合等,契約手続きの参考となる情報があるときは,それらの情報を提供していただけますと,手続きがスムーズに行えます。

イ 機種を1種類に特定する必要はありません。

) A社のBという商品又はC社のDという商品のどちらでもよいというようなときは,その旨を記入願います。

) A社のBという商品又は同等品でもいいという場合は,契約担当部署において,公告し,B以外で応札があった場合は,審査していただき,合格と判断した物品のうち最も安価なものを購入します。

) 機種を特定した場合は,財務会計システム「NC学校会計くんWEB」上の起案者が機種選定の責任者となります。起案者以外の者を責任者としたい場合は,購入依頼書の備考欄に入力願います。なお,1件の契約見込額が500万円以上の場合は,「5-10 仕様策定,技術審査,機種選定」により購入機器特定理由書を作成する必要があります。

) 高額な契約をする場合は,国際入札に付することを義務付けられています。その場合は,事前に契約担当部署にご相談願います。

平成18・19年度の適用基準額 http://www-gpo4.mext.go.jp/gpo/tekiyou18.asp

A 印刷の場合

ア 原稿を用意していただきます。

イ 契約担当部署への依頼時には原稿を用意できない場合は,その旨を記載願います。

契約担当部署で印刷業者を向かわせます。

B 役務の提供を受けたい場合

ア 具体的な役務の内容を示した書類(仕様書)を提出していただきます。

イ 契約担当部署と仕様書の内容について打ち合わせをさせていただくことがあります。

C 物品を借り受ける場合

ア 上記(2)の@に準じます。納入期限の代わりに契約期間を入力願います。

D 修理を依頼する場合

ア 品名欄は「(物品名)修理」,規格欄は「(メーカー名,型番等)」を記載し,備考欄に状態等を記載願います。

イ 物品番号,納入業者,購入時期等をわかる範囲で記載願います。

E 少量,少額のものを継続反覆して購入する等の場合

ア 財務会計システム「NC学校会計くんWEB」を使用せずに,契約期間,1回の発注数量,発注の頻度等を明記した上で,契約担当部署に単価契約を依頼してください。

F 工事の場合

ア 部局等の工事契約担当係に依頼願います。

○物品費

(1)物品等の購入に当たっては,什器類をはじめ,事務用品,日用品等の研究機関で備えておくべき物品や,研究との関連性が無い物品を補助金で購入することは,適当ではないので注意をお願いいたします。

(2)物品等の購入に当たっては,年度末に集中して行うことや,同一物品を不自然に大量に購入することは,杜撰な研究計画の立案,無理な予算消化等と社会から誤解を受けかねませんので、予算執行を計画的に行うよう徹底することをお願いいたします。

(3)主要取引先に教員が物品を発注するに当たって,意図的に100万円未満になるように請求書を分割することがないよう留意してください。

(4)教員が物品を発注するに当たって,特定の業者に専門外の物品を発注することや,複数の業者から購入可能な物品であるにも関わらず,特定の業者にのみ発注することは,経済性,公平性の点で問題があるうえ,預け金等として社会の疑惑を招くことにもなりかねず,好ましくないので厳に避けてください。

(5)納品受付センターを経て研究室等に届けられた物品等の検収に当たり,発注者以外の者が検収を行う場合は,発注した教員の印を代理で押印することなく,検収者自身が納品書に押印又はサインをお願いいたします。
また,納品書の日付と受領日が異なる場合には,受領日を受領員の横に記載をお願いいたします。

(6)一業者から同一物品を定期的に購入する場合は,経済性をよく検討し,必要な手続をとること。

(7)会議費の中で弁当代を支出するに当たっては,必要性,妥当性を十分確認お願いいたします。

○その他

(1)研究期間開始後,入金までの間に謝金,旅行,物品購入等により支出が見込まれる場合は,立替払制度を利用のうえ随時支払を行うこととし,幾月も過ぎた入金後に支払いがまとめて行われることの無いよう注意をお願いいたします。

(2)研究代表者として研究を行うに当たって,研究分担者に研究経費の配分を行う場合は,研究計画の策定を綿密に行い,経費の執行状況を随時確認することによって,適切な予算執行に努めるようお願いいたします。

(3)研究分担者として研究を行うに当たっては,研究代表者である場合と同様に適切な研究活動に努め,経費執行においても,補助金に係る取扱規程や本学の規則等に従って適正に処理を行い,遺漏無く研究代表者へ報告をお願いいたします。


(厚生労働科学研究費補助金について)

○調査研究費

(1)研究報告書等の作成に当たっては,研究期間終了(通常の場合は年度末)までに納品が完了するよう,適切な時期に発注のうえ納品を受けてください。

(2)会議費の支出に当たっては,証拠書類として開催通知及び議事要旨が必要であるので整備のうえ保管をお願いいたします。

(3)会議における茶菓弁当代の支出に当たっては,支給基準額の範囲で真に必要な場合のみ支出をお願いいたします。

(4)郵便物を大量に発送するに当たっては,切手を購入し貼付するのではなく,料金後納郵便を利用することとされているので注意願います。